در هفته سبز وبلاگستان می خواستم مطلبی در مورد مصرف وحشتاک کاغذ در ادارات و سازمانها بنویسم، حالا از طریق بازتابهای سایت greenday.ir به این مطلب رسیدم.
واقعا مصرف کاغذ در ادارات و سازمانها و شرکتهای ما خیلی زیاد است، هر نامه مهم یا بی اهمیتی حداقل 3 نسخه چاپ می شود و در بایگانی این دفتر و آن معاون و اون یکی مدیرکل می رود. در صورتیکه مثلا یک سیستم دیجیتالی دبیرخانه هم دارند که مسوؤلان دفترها موظف هستند تمام مکاتبات رو توی اون ثبت کنند تا بقیه دفاتر و معاونتها بتوانند به مکاتبات انجام شده به راحتی دسترسی داشته باشند. واقعا نه طراح اون سیستم دیجیتال، ته سفارش دهنده آن و نه استفاده کنندگان از آن، فلسفه این کار موازی را نمیدانند که هم نامه پرینت شده به همه افراد ذینفع و مرتبط داخل سازمان ارسال می شود و هم باید نسخه دیجیتالی آن در سیستم دبیرخانه موجود باشد. جالبه که در اکثر سازمانهای دولتی یک دبیرخانه دیجیتالی وجود داره و یک دبیرخانه سنتی که تمام مکاتبات را علاوه بر بایگانی دفتر یا معاونت نویسنده نامه، بایگانی و نگهداری می کند. همه هم می دانیم که این بایگانیها به هیچ کاری نمی آیند و فقط بعد از سالها جا گرفتن و خاک خوردن دور ریخته می شوند.
حالا ممکنه بگیم که خوب این سازمانهای دولتی هستند و کاریشون نمیشه کرد، اما متاسفانه عین همین روند در شرکتهای خصوصی حتی بسیار کوچک هم وجود دارد. نامه ها با ورد تایپ می شوند، اصل آنها در کامپیوتر نگهداری می شود و حتی بک آپ هم گرفته می شود اما باز هر اتاقی کلی زونکن دارد از "نامه های صادره". اگر هنوز اسناد و مکاتبات دیجیتالی در شرکت مورد قبول نیست و تنها نسخه چاپی با اصل امضا مسوؤل مربوطه لازم است، یعنی اینکه نمیشه فکری به حال "نامه های وارده" کرد، اما دیگه لزومی نداره که رونوشت همون نامه در زونکن "نامه های صادره" خاک بخوره و بعد دور ریخته بشه در حالیکه اصل اون نامه در کامپیوتر موجود است. اگر ثبت ارسال نامه ها مهم است، حداکثر میشه شماره و تاریخ نامه رو در دفتر ثبت مکاتبات ثبت کرد. اگر اصلاح سیستم کهنه ادارات دولتی و تکان دادن آنها از ما بر نمی آید، بسیاری از ما که در شرکتهای کوچک یا حتی شرکتهای خودمان کار میکنیم، میتوانیم در مصرف کاغذ کلی صرفه جویی کنیم و از هدر رفتن آن بکاهیم.
راه بسیار بهتر و سریعتر هم استفاده از ایمیل است. هر مسوؤلی یک آدرس ایمیل اختصاصی داشته باشد، صرف ارسال یک ایمیل از طرف یک مسوؤل دقیقا به معنای امضای آن مسوؤل خواهد بود و از نظر امنیت اطلاعات و مکاتبات هیچ خطری متوجه سازمان نخواهد شد. مگر فکر میکنید شرکتهای بین المللی چگونه کار می کنند؟ 15 روز معطل رسیدن نامه هایشان از یک کشور به کشور دیگر می شوند؟
خودمان هم باید بخواهیم و چشمانمان را باز کنیم. شاید بهتر باشد روی دیوار دفترمان بنویسیم "کاغذ از درخت ساخته می شود" تا همیشه یادمان باشد.

Labels: ایران, طبیعت, محیط زیست